Aus Ihrer PDF-Rechnung wird eine E-Rechnung.
PDFInvoice2go liest Ihre bestehende PDF-Rechnung ein, lässt Sie die Daten prüfen und erzeugt daraus eine ZUGFeRD-Rechnung nach EN 16931 – ein einziges PDF, das Ihr Kunde wie gewohnt ansehen und seine Buchhaltungssoftware automatisch einlesen kann.
Keine Anmeldung, kein Benutzerkonto. Ihre Rechnungen werden ausschließlich auf Ihrem PC verarbeitet – nichts davon wird ins Internet übertragen.
Was ist ZUGFeRD?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine ganz normale PDF-Rechnung, in der zusätzlich alle Rechnungsdaten maschinenlesbar als XML eingebettet sind. Ein Mensch sieht das gewohnte Dokument, eine Software liest die Beträge, Positionen und Steuersätze direkt aus – ohne Abtippen und ohne Texterkennung.
Genau diese Doppelnatur verlangt der Gesetzgeber für die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Eine PDF-Datei allein genügt dafür nicht.
Die Begriffe in einem Satz
- ZUGFeRD – der deutsche Name des Formats.
- Factur-X – der französische Name desselben Formats.
- EN 16931 – die europäische Norm, die festlegt, welche Felder eine Rechnung enthalten muss.
- XRechnung – die deutsche Ausprägung von EN 16931 mit Zusatzangaben wie der Leitweg-ID, Pflicht bei Rechnungen an Behörden.
- CII – die XML-Sprache, in der diese Felder geschrieben werden.
- PDF/A-3 – die Archivform des PDF, die das Einbetten der XML-Datei überhaupt erlaubt.
Was das Programm macht
Vier simple Steps.
Einlesen
Ihre bestehende PDF-Rechnung öffnen. Nummer, Datum, Anschriften und Positionen werden herausgelesen und ins Formular übernommen.
Prüfen
Jedes Feld bleibt änderbar. Unsicheres ist gelb markiert, Unstimmiges erscheint sofort als Fehler mit Regelnummer.
Erzeugen
Ein Klick erzeugt die Datei: XML nach EN 16931 – für Behörden auch als XRechnung 3.0 –, eingebettet in ein PDF/A-3 mit allen Pflichtangaben.
Ansehen
Umgekehrt genauso: erhaltene ZUGFeRD-, Factur-X- und XRechnung-Dateien lesbar in einer Tabelle anzeigen.
Geprüft, bevor gespeichert wird
Eine Datei, die aussieht wie eine E-Rechnung, aber beim Empfänger abgelehnt wird, kostet mehr Zeit als keine E-Rechnung zu erstellen. Deshalb prüft das Programm die fertige Datei, bevor sie gespeichert wird – nicht davor, nicht danach, sondern an genau der Stelle, an der sich noch etwas ändern lässt.
Fällt eine der fünf Prüfungen durch, wird nichts gespeichert. Sie bekommen stattdessen den Grund genannt.
Und wenn eine Prüfung gar nicht durchgeführt werden kann, gilt das genauso als Ablehnung. Eine Datei, die niemand überprüfen konnte, nennt dieses Programm nicht konform.
- Ist es eine gültige PDF-Datei? Die einfachste Prüfung zuerst.
- Ist es eine gültige PDF/A-3? Geprüft mit dem anerkannten Referenzwerkzeug für PDF/A.
- Ist die XML-Datei eingebettet und auffindbar? Unter dem vorgeschriebenen Namen und im Dokumentenverzeichnis verlinkt.
- Erfüllt die XML-Datei die Norm? Geprüft gegen das Schema und die amtlichen EN-16931- oder X-Rechungs- Prüfregeln.
- Stimmen XML und die sichtbare Seite überein? Rechnungsnummer und Gesamtbetrag müssen auf beiden Dokumenten dieselben sein.
Für Anwender des SYDRA-Firmen-Manager
Sie müssen Ihre gewohnte Arbeitsweise nicht ändern. PDFInvoice2go richtet auf Wunsch einen Drucker namens PDFInvoice2go ein. Sie drucken Ihre Rechnung aus der Brandschutzsoftware auf diesen Drucker, und das Dokument liegt anschließend im Programm bereit – fertig zum Prüfen, Umwandeln, Drucken oder Mailen.
Der Drucker nimmt Aufträge auch dann an, wenn das Programm geschlossen ist; sie warten dann bis zum nächsten Start.
Ihre Rechnungen bleiben auf Ihrem PC
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Rechnungen bleiben lokal
Einlesen, Prüfen und Erzeugen laufen vollständig auf Ihrem PC. Keine Rechnung und keine Rechnungsdaten werden an einen Server gesendet oder dort zwischengespeichert.
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Kein Konto
Keine Registrierung, keine Anmeldung. Nur die Aktivierung überträgt einmalig Produktschlüssel, Hardware-ID und Programmversion an uns – wahlweise direkt aus dem Programm oder manuell im Browser auf einem beliebigen Gerät. Die laufende Lizenzprüfung findet danach auf Ihrem PC statt.
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Keine Installation nötig
Das Programm läuft aus seinem Ordner. Administratorrechte braucht nur der optionale virtuelle Drucker, und den auch nur einmal beim Einrichten.
Was das Programm nicht tut
Damit Sie nicht das Falsche kaufen: Dieses Programm ist bewusst klein gehalten. Folgendes gehört nicht dazu.
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Kein Versand
Rechnungen werden nicht übertragen – kein E-Mail-Versand im Hintergrund, keine Portale. Auf Wunsch öffnet das Programm einen fertigen E-Mail-Entwurf mit der Datei im Anhang; abgeschickt wird er von Ihnen.
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Keine Archivierung
Das Programm ist kein Rechnungsarchiv und keine GoBD-Ablage. Es erzeugt Dateien; wo diese aufbewahrt werden, entscheiden Sie.
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Keine Bilderkennung
Eingescannte Rechnungen als Bild also ohne Textebene können nicht ausgelesen werden. Das Formular bleibt dann leer und muss von Hand ausgefüllt werden.
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Manche Profile nur lesen
Dateien in den Profilen EXTENDED und BASIC WL können geöffnet und angesehen, aber nicht erzeugt werden. XRechnung wird für Zahlung per Überweisung erzeugt, nicht für Lastschrift.
7 Tage kostenlos ausprobieren
Fordern Sie das Programm zusammen mit einem kostenlosen Testschlüssel an. Wir prüfen Ihre Anfrage und melden uns per E-Mail.